Что нужно знать о процедуре выемки документов

При проведении проверки инспектор имеет право производить выемку документов, если есть основания полагать, что затребованные документы могут быть уничтожены, заменены, сокрыты или изменены. Процесс проведения выемки документов и предметов регулируется ст. 94 НК РФ.

Основания выемки документов

Основанием для выемки документов является Постановление о производстве выемки, изъятия документов и предметов, подписанного инспектором, осуществляющим проверку и руководителем (заместителем руководителя) налогового органа (Приложение № 19 к приказу ФНС России от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189@). Постановление о производстве выемки документов также должно содержать:

• дату составления;
• ФИО, должность инспектора, который его вынес и наименование налогового органа;
• полное наименование организации, где будет производится выемка документов;
• основания для проведения выемки документов;
• реквизиты и наименование документов, подлежащих изъятию (необязательно указание конкретного перечня документов);
• дата, ФИО, подпись лица, получившего постановления от имени организации.

При несоблюдении данных требований Постановление может быть признано недействительным в судебном порядке (Постановление ФАС ЗСО от 14.09.2009 № Ф04-5552/2009(19563-А27-49)). В налоговом кодексе установлена обязанность налоговых органов обосновывать и мотивировать причины производства выемки документов, должны быть указаны конкретные обстоятельства и факты, свидетельствующие о намерении налогоплательщика скрыть или уничтожить документы. Формальное обоснование причин выемки документов признается судами недостаточным основанием и является основанием для признания Постановления о выемке документов незаконным. Президиум ВАС РФ в Постановлении от 26.04.2011 № 18120/10 указал лишь одно основание для выемки документов, при котором налоговый орган не обязан доказывать свое право на её проведение  – это проведение экспертизы. Постановление о проведении выемки документов может быть обжаловано в вышестоящем налоговом органе и в суде. Соблюдение досудебного порядка обязательно.

Процесс выемки документов

Выемка документов и предметов проводится строго в присутствии ответственных лиц организации или их представителей. Незаконно проведение выемки документов и предметов, если организация не была уведомлена и при проведении выемки отсутствуют сотрудники организации. Также не допускается проведение выемки документов в ночное время (с 22 до 6 часов). До начала проведения выемки документов и предметов сотрудники инспекции обязаны предъявить Постановление о производстве выемки и рассказать присутствующим их права и обязанности при проведении выемки. В соответствии с абз. 1 п. 3 ст. 94 и п. 2 ст. 98 НК РФ обязательным является присутствие хотя бы 2-х понятых при проведении выемки документов и предметов. Сотрудники налоговой инспекции понятыми быть не могут, а вот сотрудникам организации не запрещено быть понятыми (Постановление ФАС МО от 18.07.2003 № КА-А40/4842-03). После вручения Постановления о проведении выемки документов и предметов организации инспектор обязан предложить выдать документы и предметы добровольно. В случае отказа от добровольной выдачи документов, инспектор вправе произвести выемку документов в принудительном порядке. При этом инспектор имеет право вскрывать помещения и иные места, где могут находиться документы. По окончании процедуры выемки документов и предметов составляется протокол (Приложение № 20 к приказу ФНС России от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189@).

Протокол о производстве выемки документов и предметов

Протокол о выемке документов и предметов должен соответствовать требованиям ст. 99 НК РФ, в нем должны быть указаны:

• дата и место составления;
• время начала и окончания выемки;
• ФИО и должность инспектора, составившего протокол;
• сведения об участвовавших лицах;
• сведения об изъятых документах;
• подробное описание результатов выемки документов.

Сведения об изъятых документах

В протоколе о производстве выемки или описи к нему должны быть перечислены все документы, изъятые в ходе проведения выемки. Должно быть указано точное наименование документов и их количество. Изымаемые документы должны быть представлены понятым и другим участникам выемки. Отсутствие описи изъятых документов является основанием для признания выемки незаконной (Постановление ФАС УО от 08.05.2013 № Ф09-3634/13). Если изымаются оригиналы документов, инспектор обязан предоставить организации копии данных документов, заверенные налоговым органом. Если заверить копии на месте проведения выемки невозможно, копии должны быть предоставлены организации в течение 5 рабочих дней после проведения выемки. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписью организации. В случае отказа организации от подписания и скрепления печатью изымаемых документов, в протоколе об этом делается отметка. После составления протокола с ним знакомят всех участвующих в выемке лиц. Копию протокола под роспись вручается ответственным лицам организации или их представителю. Если вручить копию протокола лично невозможно, она отправляется по почте на адрес организации, указанный в ЕГРЮЛ. Для возврата изъятых в ходе выемки документов в инспекцию, проводившую выемку документов, необходимо направить письмо с просьбой вернуть оригиналы, так как Налоговый кодекс не содержит норм, обязывающих инспектора возвращать изъятые в ходе выемки документы.   Ведение бухгалтерского учета Представительство в Арбитражном суде